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Qué debe incluir una factura legal en España

El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) establece con exactitud qué datos son obligatorios en cualquier factura emitida por un profesional o empresa española. No se trata de burocracia: si tu factura no cumple estos requisitos, tu cliente no podrá deducirse el IVA y Hacienda puede sancionarte.

• Número y serie correlativa. Las facturas deben estar numeradas de forma ordenada y sin saltos. Si emites pocas, basta con 2026-001, 2026-002… Si tienes varias series (clientes nacionales, extranjeros, simplificadas), identifícalas con una letra: A-2026-001, B-2026-001.
• Fecha de expedición. El día en que emites la factura. También puede figurar la fecha de operación si es distinta (cuando el servicio se prestó antes de facturar).
• Datos del emisor. Tu nombre completo o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal. Si eres autónomo, el domicilio puede ser tu dirección habitual.
• Datos del destinatario. Nombre, NIF y domicilio del cliente. Si el cliente es particular (consumidor final), los datos completos solo son obligatorios si el importe supera 400 € o el cliente los exige.
• Descripción de los bienes o servicios. Debe ser suficientemente clara: "Servicios de diseño web — marzo 2026" es válido; "Servicios varios" puede dar problemas.
• Base imponible. El importe antes de impuestos. Si hay distintos tipos de IVA en la misma factura, cada grupo va por separado.
• Tipo impositivo y cuota de IVA. El porcentaje aplicado (21%, 10%, 4% o 0%) y el importe resultante.
• Total de la factura. La suma final incluyendo impuestos.
• Retención de IRPF (cuando corresponde). Si el cliente es empresa o autónomo y contratas servicios profesionales, debes indicar el porcentaje y el importe retenido.

IVA e IRPF en facturas de autónomo

Estos son los dos impuestos que más confusión generan cuando empiezas a facturar.

El IVA: tú eres intermediario

Cuando cobras IVA a tu cliente, ese dinero no es tuyo: lo recoges temporalmente y lo ingresas a Hacienda cada trimestre mediante el modelo 303. A su vez, puedes recuperar el IVA de los gastos de tu actividad (material, software, servicios profesionales). La diferencia entre el IVA cobrado y el IVA pagado es lo que liquidas trimestralmente.

Tipos más habituales para autónomos:

• 21% — la gran mayoría de servicios: consultoría, marketing, diseño, programación, formación no reglada, reparaciones, etc.
• 10% — hostelería, transporte de viajeros, actividades deportivas, algunas obras de reforma.
• 0% (exento) — servicios sanitarios, educación reglada, seguros, operaciones financieras. Si tu actividad está exenta, no cobras ni te deduces IVA.

La retención de IRPF: un anticipo de tu impuesto sobre la renta

Cuando facturas a una empresa o a otro autónomo, ellos están obligados a retenerte un porcentaje de tu factura e ingresarlo a Hacienda en tu nombre. Así, cuando hagas la declaración de la renta, ya habrás pagado una parte por adelantado.

El tipo general para actividades profesionales es el 15%. Los autónomos que se dan de alta por primera vez pueden aplicar el 7% durante el año de alta y los dos siguientes (indicándolo expresamente en la factura).

Ejemplo práctico: si tu base imponible es 1.000 €, con IVA 21% e IRPF 15%:

El cliente te paga 1.060 €, ingresa 150 € a Hacienda por ti, y tú declaras e ingresas los 210 € de IVA en el trimestre correspondiente. Para profundizar en cómo afecta todo esto a tu declaración anual, consulta nuestra calculadora de IRPF.

Preguntas frecuentes sobre facturación

¿Puedo hacer facturas a mano o en Word?

Sí, la ley no obliga a usar ningún software concreto. Una factura en Word, Excel o incluso escrita a mano es válida siempre que incluya todos los datos obligatorios. Eso sí, debes conservar una copia. Usar un generador como este facilita el proceso y reduce el riesgo de olvidar algún campo.

¿Cada cuánto tiempo tengo que emitir la factura?

En general, la factura debe emitirse en el momento de realizarse la operación o, como tarde, el día 16 del mes siguiente al mes natural en que se haya producido el devengo del IVA. Para simplificar: factura a final de mes o al terminar el servicio.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura?

No se puede "borrar" una factura ya emitida. La corrección correcta es emitir una factura rectificativa haciendo referencia expresa a la factura original. Si el error es de datos menores (dirección, nombre), puede bastar con una nota explicativa; si es de importes o impuestos, es imprescindible la rectificativa.

¿Tengo que llevar algún registro de mis facturas?

Sí. Todo autónomo o empresa debe llevar un libro de registro de facturas emitidas y otro de facturas recibidas. Pueden ser un simple Excel. Con el sistema VeriFactu (en implantación desde 2026), los programas de facturación certificados deberán enviar las facturas a la AEAT en tiempo real, pero por el momento el Excel sigue siendo válido para la mayoría.

¿Quieres conocer cuánto te costará estar dado de alta como autónomo? Usa nuestra calculadora de cuota de autónomo 2026 y calcula tu cotización mensual según tus ingresos reales.